• עו"ד שירן שבתאי

איך מייצרים תשתית לקבלת הפניות ולקוחות פוטנציאליים מכנס בינלאומי?

פירמות עורכי דין רבות חברות באיגודים, ארגונים ורשתות עורכי דין שונות, המקיימים מידי תקופה כנסים מרכזיים ברחבי העולם. בכפוף לקרבת מקומו הגיאוגרפי של הכנס, פירמות עורכי הדין רבות נוהגות לשלוח משלחות שיווק המונות בד"כ מספר עורכי דין מהפירמה לצורך פעילות שיווק, נטוורקינג וגיוס תיקים חדשים ממשתתפי הכנס האחרים. ההשקעות בכנסים אלה לסוגיהן, גבוהות מאוד ונדרשת עבודה מתמשכת ומתודית על הכנת אנשי המשלחת בכדי להצליח להחזיר את ההשקעה בדמות קבלת הפניות עבודה.

את תהליך הכנת המשלחת יש לבנות באופן הדרגתי, בהתאם לציר הזמן של הכנס הרלוונטי.

בנוסף להכנה התיאורטית, קיים חלק מכריע, בלעדיו אין, והוא יישום בפועל של שלבי ההכנה השונים.


ככל שהכנת המשלחת תהיה טובה יותר, כך חברי המשלחת יידעו "לנצל" את "המעמד" טוב יותר, בצורה ממוקדת והרבה יותר יעילה.

בנוסף, כמובן שככל שההכנה והיישום טובים יותר, פוטנציאל קבלת העבודה עולה לאין שיעור.

האתגרים הקיימים כיום לפירמות עורכי דין בהכנת משלחות שיווק לחו"ל


חרף העובדה שהחזר ההשקעה הגבוהה במשלחת שיווק לכנס בינלאומי, תלוי באופן ישיר גם בפעילות עורכי הדין החברים במשלחת ומיומנויותהם האישיות, ניתן לפעול בצורה מובנית על מנת לשפר ביצועים ותוצאות – גם לגבי עורכי הדין הבכירים ביותר.

ואולם, מניסיונינו, קיימים אתגרים שכיחים המונעים תדיר הכנה ראויה ומקיפה של משלחות עורכי דין היוצאות לכנסים בינלאומיים למטרות שיווק. בין היתר:


1. פערי ידע לגבי אופן ההכנה המיטבי – במקרים מסויימים אין בפירמה דיי ידע או ניסיון לגבי אופן תהליך ההכנה הנכון והיעיל. לחילופין, למשלחת מצטרפים עורכי דין שאינם בעלי ניסיון רב בהופעה בכנסים בינלאומיים ועל כן, בניגוד לעורכי דין "מנוסים", תהליך ההכנה שיעשו עצמאית יהיה חסר.


2. אי-יישום בפועל של תהליך ההכנה באופן מלא – גם אם תהליך ההכנה של המשלחת מובנה וקבוע בפירמה, מניסיוננו, ברוב המקרים גם אם עורכי הדין יודעים מה עליהם לעשות, שלב היישום לוקה בחסר. בין אם הסיבה נעוצה בקוצר זמן ועומס עבודה, תיעדוף נמוך של משימת ההכנה לכנס או חוסר רצון מסיבה כזו או אחרת של עורך הדין להתעסק עם הנושא - בפועל לא מתבצע יישום מובנה לאורך זמן.

3. עלות ההכנה לפירמה מבחינת זמן שותף וזמינותו – ככל שהשותפים שלוקחים חלק במשלחת יותר בכירים, כך עלות ההכנה והיישום לכנס מבחינת הפירמה גבוה יותר ולכן קשה יותר לביצוע.


4. עומס עבודה על מחלקת הפיתוח העסקי במשרד – במקרים מסויימים, אנשי הפיתוח העסקי בפירמה מתבקשים לסייע בהכנת המשלחת. פעמים רבות, עקב עומס עבודה רב המוטל על המחלקה, אנשיה מתקשים לפנות משאבי זמן על מנת להנהיג תהליך מעמיק ומקיף של הכנת כל חבר משלחת בפני עצמו. בנוסף, גם אם המחלקה עושה הכנה מקדימה, הדבר עדיין לא מייתר את הצורך ביישום פרטני על ידי השותפים.



אז מה כדאי לעשות בפועל?

לתהליך ההכנה לכנס בינלאומי יש 3 חלקים עיקריים:

1. פעילות לפני הכנס - קביעת יעדים, מחקר, איתור גורמים ופירמות רלוונטיים ליצירת קשר, בנייה וביסוס קשרים וכו' 2. פעילות בכנס עצמו - נטוורקינג, פגישות שתואמו מראש, אירועים נלווים לכנס, היכרות עם מרצים ודוברים וכו' 3. Follow ups לאחר הכנס - החלק החשוב ביותר לאחר הכנס הוא יצירת הקשר עם האנשים שפגשנו ושמירה על קשר על-מנת להימצא בתודעת איש הקשר לצורך הזדמנויות לשיתופי פעולה והעברת תיקים בעתיד. למרות חשיבותו המכרעת של שלב זה, עורכי דין רבים "נופלים" בו, כיוון שזהו החלק המצריך את השקעת משאבי הזמן הרבים ביותר. כל חלק דורש תכנית מובנית בהתאם וכן פעילות יישום שונה, על-ידי משתתפי הכנס מטעם הפירמה.


מינוף תוצאות הכנס על ידי ליווי מקצועי של מנטור או איש פיתוח עסקי

לפירמות אשר ההכנה ו/או יישום הפעילות הנדרשת לצורך בניית הקרקע לקראת הכנס מאתגרת, אנו מציעים לקחת ליווי מקצועי של איש פיתוח עסקי/ ליגל מרקטינג אשר יסייע בהנעת התהליך וניהולו הנכון על ידי משתתפי הכנס המיועדים. אנו ב- Legal Mark למשל, מציעים הכנת משלחות לכנסים בינלאומיים על-ידי צוות משולב הכולל, בין היתר, מנטור בינלאומי מוכר ובעל ניסיון רב בהמרת קשרים עסקיים להכנסות ולקוחות חדשים. תהליך ההכנה הייחודי שבנינו, מורכב מסדנה בת שלושה חלקים אשר מקנה את כל הידע והתהליכים המובנים הנדרשים על ידי נציגי המשרד בכנס. בנוסף, לבקשת הפירמה, אנו דואגים, הלכה למעשה, ליישום בפועל של תהליך ההכנה עבור ובשם עורכי הדין שנבחרו לעניין על-ידי הפירמה.

היתרונות והתוצאות הצפויות:

1. יצירה וביסוס קשרים עם קלוגות וגורמים רלוונטיים להעברת תיקים והפניות.

2. מיצוב הפירמה באופן בינלאומי, בהתאם לסוג הכנס ותחומי הפעילות הנבחרים.

3. חיזוק הקשרים הבינלאומיים של הפירמה עם פירמות אחרות מרחבי העולם.

4. הפחתת העומס וניתוב משאבי מחלקת הפיתוח העסקי לענייני הפירמה.

5. חסכון כספי לפירמה בגין ייתור השקעת זמן שותפים בכירים ביישום מובנה של תהליך ההכנה.

6. הגדלת הפוטנציאל לקבלת הפניות ועבודה במאות אחוזים. לסיכום, בין אם באופן עצמאי ובין אם על-ידי סיוע של איש מקצוע חיצוני, פירמות עורכי דין נדרשות להכין את משלחות השיווק מטעמן לכנסים בינלואומיים באופן מובנה ומקיף על מנת להגדיל את פוטנציאל החזר ההשקעה ואת סיכויי קבלת הפניות ותיקים כתוצאה מקשרים שנרקמו בכנס. ___________________


*עו"ד שירן שבתאי, מייסדת חברת ליגל מארק, מייעצת ומלווה משרדי עורכי דין בשיפור והטמעת תהליכי פיתוח עסקי ושיווק. בנוסף, מלווה ומאמנת עורכי דין מבחינה מקצועית-אישית ומסייעת להם להגשים את עצמם מקצועית, להשיג יעדים ולחיות חיים טובים יותר.